Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA
Actualizado el 21/09/2026
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo del transporte público de mercancías por carretera, obligatorio en formato electrónico desde el 5 de octubre de 2026. Una de las obligaciones que acompaña a cada documento es conservarlo durante al menos un año. Aquí te explicamos qué significa esa conservación en la práctica y en qué se diferencia de la caducidad del enlace público de consulta.
La regla: conservar el DeCA al menos 1 año
La versión electrónica del DeCA debe conservarse durante al menos un año. Esto significa que el PDF nativo del documento (con su contenido mínimo: partes, origen y destino, naturaleza de la mercancía, unidades o cabezas, peso, matrícula, fecha del transporte y texto legal) tiene que seguir disponible y recuperable durante ese periodo, por si la Administración lo requiere. Los sujetos obligados a que exista y se conserve el documento son el cargador contractual, que contrata o es dueño de la mercancía, y el transportista efectivo, que ejecuta el transporte. El chófer no responde del documento: solo porta la copia en papel o el código QR durante el viaje.
Conservación legal y caducidad del enlace no son lo mismo
Conviene separar dos cosas que se confunden a menudo. La conservación legal se refiere a mantener el documento en sí (el PDF) durante al menos un año como respaldo del transporte realizado. La caducidad del enlace, en cambio, afecta únicamente al acceso público anónimo a través de la URL de consulta que codifica el código QR. Que un enlace de consulta deje de estar abierto al público no significa que el documento se haya borrado ni que hayas incumplido la obligación de conservarlo: son dos planos distintos. El PDF sigue conservado aunque el acceso público se restrinja.
Cómo conserva GeneraDeCA el PDF y el enlace
Con GeneraDeCA cada DeCA que generas queda con su PDF nativo y su código QR apuntando a una URL de consulta HTTPS que puede abrirse sin credenciales. El PDF se conserva de forma que puedas recuperarlo y volver a descargarlo cuando lo necesites, cumpliendo el criterio de mantener el documento al menos un año. La consulta pública a través del enlace y el QR permite que una inspección o un tercero verifique el documento sin necesidad de darse de alta. Así separamos lo que importa: el documento se mantiene disponible como respaldo, mientras el enlace de consulta cumple su función de comprobación rápida.
Qué significa esto para ti como transportista o cargador
En la práctica, tu obligación es asegurarte de que el DeCA existe y se conserva. No basta con haberlo generado el día del transporte: debe seguir localizable durante al menos un año. Guardar el PDF o mantener acceso a la plataforma donde se emitió te permite responder a un requerimiento sin apuros. Recuerda que la veracidad de los datos es responsabilidad del cargador y del transportista: GeneraDeCA genera el documento con QR y enlace de consulta, pero no verifica los datos ni presta asesoramiento jurídico. Si transportas animales vivos, la plataforma captura el nº ATES y el nº de guía de movimiento pecuario, pero la documentación sanitaria y de bienestar animal se gestiona aparte.
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Generar mi DeCAPreguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA?
- La versión electrónica del DeCA debe conservarse durante al menos un año. Durante ese periodo el PDF del documento tiene que seguir disponible y recuperable por si la Administración lo solicita.
- ¿Es lo mismo que caduque el enlace de consulta que perder el documento?
- No. La caducidad del enlace afecta solo al acceso público anónimo mediante la URL del código QR. El documento en sí, el PDF, sigue conservado durante al menos un año aunque el acceso público se restrinja. Son dos cosas distintas.
- ¿Quién es responsable de conservar el DeCA?
- Los sujetos obligados son el cargador contractual, que contrata o es dueño de la mercancía, y el transportista efectivo, que ejecuta el transporte. El chófer no responde del documento: solo porta la copia o el código QR durante el viaje.